Interni akti za sprečavanje pranja novca predstavljaju osnovni dio sistema kojim obveznici usklađuju svoje poslovanje sa propisima o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorističkih aktivnosti. Njihova svrha nije samo formalno ispunjavanje zakonske obaveze, već uspostavljanje jasnih pravila prema kojima odgovorna lica i zaposleni postupaju u svakodnevnom radu.
U praksi se često dešava da poslovni subjekt posjeduje jedan opšti pravilnik koji nije prilagođen njegovoj djelatnosti, klijentima, proizvodima, načinu plaćanja i stvarnim poslovnim rizicima. Takva dokumentacija može biti nedovoljna jer interni AML sistem mora odgovarati konkretnom načinu poslovanja svakog obveznika.
Kvalitetno izrađeni interni akti za sprečavanje pranja novca povezuju procjenu rizika, identifikaciju klijenata, praćenje poslovnih odnosa, vođenje evidencija, interno izvještavanje i postupanje u slučaju uočavanja neuobičajenih ili sumnjivih aktivnosti.
Interni AML akti predstavljaju skup pravilnika, procedura, odluka, obrazaca i evidencija kojima obveznik uređuje način provođenja zakonskih mjera u okviru svoje organizacije. Njima se precizno određuje ko je odgovoran za pojedine postupke, koje podatke treba prikupiti, kako se procjenjuje rizik i na koji način se dokumentacija čuva i ažurira.
Interni akti treba da zaposlenima omoguće praktično i jasno postupanje. Zbog toga nije dovoljno samo prepisati zakonske odredbe. Dokument mora objasniti kako se određena zakonska obaveza primjenjuje u konkretnom poslovnom procesu.
Obaveza uspostavljanja odgovarajućeg internog sistema odnosi se na obveznike određene propisima o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorističkih aktivnosti. U zavisnosti od djelatnosti i načina poslovanja, to mogu biti:
Obim interne dokumentacije može se razlikovati u zavisnosti od veličine organizacije, vrste usluga, broja zaposlenih, profila klijenata i procijenjenog nivoa rizika.
Sadržaj dokumentacije mora biti prilagođen konkretnom obvezniku, ali kvalitetni interni akti za sprečavanje pranja novca najčešće uređuju sljedeće oblasti:
Ove oblasti moraju biti međusobno povezane. Procjena rizika određuje koje mjere se primjenjuju prema određenom klijentu, dok procedure zaposlenima objašnjavaju kako te mjere treba praktično sprovesti.
Pravilnik je centralni interni dokument kojim se uređuje organizacija AML sistema. On određuje nadležnosti odgovornih lica, osnovne postupke, način kontrole i odgovornost zaposlenih koji učestvuju u provođenju zakonskih mjera.
Dobar pravilnik ne treba da bude generički dokument koji samo ponavlja zakonski tekst. On treba da opisuje stvarne poslovne procese, od prvog kontakta sa klijentom do završetka poslovnog odnosa i čuvanja dokumentacije.
Više informacija o kompletnom usklađivanju poslovanja dostupno je na stranici pravne usluge iz oblasti sprečavanja pranja novca.
Procjena rizika predstavlja temelj na kojem se zasnivaju ostali interni akti. Obveznik mora analizirati rizike povezane sa vrstom klijenta, geografskim područjem, poslovnim odnosom, transakcijama, proizvodima, uslugama, kanalima distribucije i korištenjem novih tehnologija.
Na osnovu tih podataka određuju se kategorije niskog, srednjeg ili povećanog rizika, kao i mjere koje se primjenjuju prema svakoj kategoriji. Interni pravilnik i procjena rizika zato ne smiju biti međusobno suprotni ili nepovezani.
Detaljnije objašnjenje ovog dokumenta možete pronaći u članku procjena rizika od pranja novca.
Interna dokumentacija treba da propiše kada i kako se utvrđuje identitet fizičkog ili pravnog lica, koja dokumentacija se prikuplja i na koji način se provjeravaju dostavljeni podaci. Posebno je važno urediti postupak utvrđivanja stvarnog vlasnika pravnog lica.
Procedure treba da obuhvate i praćenje poslovnog odnosa. To podrazumijeva provjeru da li se aktivnosti klijenta uklapaju u poznatu prirodu njegovog poslovanja, profil rizika i očekivani obim transakcija.
Obveznik treba jasno odrediti ko je odgovoran za provođenje AML mjera, kome zaposleni prijavljuju uočene nepravilnosti i ko donosi odluke o daljem postupanju. Nadležnosti moraju biti precizno uređene kako ne bi postojala pravna i organizaciona praznina.
Internim aktima mogu se urediti i zamjena ovlaštenog lica, način internog izvještavanja, pristup dokumentaciji i obaveza čuvanja povjerljivosti podataka.
Izrada AML dokumentacije zahtijeva poznavanje zakona, podzakonskih propisa, smjernica nadzornih organa i stvarnog načina poslovanja klijenta. Generički dokument preuzet sa interneta može sadržavati zastarjele odredbe, pogrešne nadležnosti ili procedure koje nije moguće primijeniti u konkretnom poslovanju.
Stručni advokat Banja Luka može analizirati poslovne procese, utvrditi obaveze konkretnog obveznika i pripremiti interne akte koji su međusobno usklađeni, praktično primjenjivi i prilagođeni regulatornim zahtjevima.
Interni akti za sprečavanje pranja novca ne predstavljaju dokumentaciju koja se izrađuje jednom i zatim trajno primjenjuje bez izmjena. Njihov sadržaj mora pratiti promjene propisa, razvoj poslovanja, nove proizvode i usluge, promjene strukture klijenata i pojavu novih rizika.
Ažuriranje interne dokumentacije posebno je potrebno kada dođe do:
Novi pravilnik objavljen u „Službenom glasniku BiH“ broj 8/26 predviđa obavezu usklađivanja internih pravnih akata u propisanom roku. Zbog toga obveznici treba da provjere da li su njihovi postojeći pravilnici, procedure, obrasci i evidencije usklađeni sa aktuelnim regulatornim zahtjevima.
Efikasan AML sistem ne zavisi samo od kvaliteta dokumentacije. Zaposleni koji primjenjuju interne procedure moraju razumjeti svoje obaveze i znati kako da postupaju u konkretnim situacijama.
Stručno obrazovanje i osposobljavanje zaposlenih treba da obuhvati:
Važeći zakon predviđa izradu godišnjeg plana stručnog obrazovanja, osposobljavanja i usavršavanja zaposlenih. Plan edukacije treba biti povezan sa procjenom rizika, internim aktima i poslovima koje zaposleni stvarno obavljaju.
Interni akti za sprečavanje pranja novca treba da urede i način provođenja interne kontrole. Cilj kontrole jeste provjeriti da li zaposleni zaista primjenjuju propisane procedure, da li se dokumentacija pravilno vodi i da li postoje nedostaci koje je potrebno otkloniti.
Interna kontrola može obuhvatati:
Obim interne kontrole treba biti primjeren veličini, djelatnosti, organizaciji i nivou rizika konkretnog obveznika. Rezultate kontrole preporučljivo je dokumentovati, zajedno sa mjerama i rokovima za otklanjanje nedostataka.
Tokom nadzora nije dovoljno pokazati da interni akt formalno postoji. Potrebno je dokazati da se propisane procedure zaista primjenjuju u poslovanju i da su zaposleni upoznati sa svojim obavezama.
Prije kontrole korisno je provjeriti:
Pravna analiza prije nadzora omogućava da se nedostaci prepoznaju i otklone prije nego što postanu osnov za regulatorne mjere ili pokretanje odgovarajućeg postupka.
U praksi se često pojavljuju dokumenti koji formalno nose naziv AML pravilnika, ali ne odgovaraju stvarnoj djelatnosti obveznika. Takvi akti zaposlenima ne daju jasna uputstva i mogu biti problematični tokom nadzora.
Najčešće greške uključuju:
Poseban problem nastaje kada interni akt propisuje procedure koje se u stvarnom poslovanju ne mogu primijeniti. Dokumentacija mora biti pravno usklađena, ali istovremeno jasna, praktična i prilagođena organizacionim mogućnostima obveznika.
Interni pravilnik, procjena rizika, procedure i obrasci ne treba da funkcionišu kao nepovezani dokumenti. Oni čine jedinstven sistem u kojem svaki dokument ima određenu ulogu.
Procjena rizika utvrđuje gdje postoje najveće prijetnje. Pravilnik uređuje osnovna pravila i odgovornosti. Procedure objašnjavaju konkretne korake koje zaposleni primjenjuju, dok obrasci i evidencije omogućavaju dokazivanje da su propisane mjere zaista sprovedene.
Ukoliko su ovi dokumenti međusobno proturječni, sistem postaje teško primjenjiv i povećava se mogućnost greške. Zbog toga njihovu izradu i ažuriranje treba posmatrati kao jedinstven proces.
Stručna pravna podrška omogućava da se obaveze konkretnog poslovnog subjekta pravilno identifikuju i pretoče u praktične interne procedure. Advokat može analizirati djelatnost, postojeću dokumentaciju, organizacionu strukturu i rizike poslovanja.
Pravna pomoć može obuhvatiti:
Kompletna ponuda dostupna je na stranici pravne usluge iz oblasti sprečavanja pranja novca. Za individualnu analizu poslovanja možete se obratiti kancelariji putem stranice advokat Banja Luka.
Interni akti za sprečavanje pranja novca predstavljaju temelj praktične primjene AML propisa. Njihova vrijednost ne ogleda se u broju stranica, već u tome da li su usklađeni sa zakonom, povezani sa stvarnim rizicima i primjenjivi u svakodnevnom radu.
Pravilnik, procjena rizika, procedure, obrasci, edukacija zaposlenih i interna kontrola moraju činiti jedinstven sistem. Redovno ažuriranje i stručna pravna analiza pomažu obvezniku da smanji regulatorni rizik, pripremi se za nadzor i zaštiti poslovni ugled.
Važeći Zakon o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorističkih aktivnosti dostupan je u „Službenom glasniku BiH“ broj 13/24.
Advokat Vujičić pruža pravnu podršku pri izradi i usklađivanju pravilnika, procjene rizika, procedura, obrazaca i evidencija iz oblasti sprečavanja pranja novca. Dokumentacija se prilagođava djelatnosti, organizaciji i stvarnim rizicima konkretnog obveznika.
